Как прокачать планирование и создать PR-проект с помощью одной платформы? Тестируем MIRO с агентством Co-Operation

Большинство сервисов для маркетологов и PR-менеджеров — инструменты, которые облегчают выполнение какой-то одной задачи. Найти платформу, способную заменить собой десяток других — удача для любого специалиста. Вместе со старшим PR-менеджером коммуникационного агентства Co-Operation Ариной Беляевой разбираемся, почему стоит обратить внимание на платформу Miro, и как она упрощает выполнение задач.

Miro — это бесконечная онлайн-доска для заметок с готовыми шаблонами (mind map, календарь, алгоритм и др.). Ее можно использовать как для решения личных задач, так и для организации совместной работы. Сегодня этой платформой пользуются крупнейшие компании (Skyscanner, Autodesk, Netflix, Twitter и др.), проект стал корпоративной базой для сотен бизнесов разных масштабов.

Co-Operation — коммуникационное агентство полного цикла, основанное в 2016 году. На сегодняшний день в портфолио агентства более 80 реализованных кейсов по направлениям PR, маркетинга, SMM, production и design. Уже несколько лет команда агентства работает в удаленном формате, тестируя сервисы для внутренней коммуникации и синхронизации процессов.

В Miro есть шаблоны и инструменты, которые позволяют визуализировать информацию без использования других приложений. По сравнению с сервисами Google и Яндекс, с которыми работают многие агентства, эта онлайн-доска удобна для целого ряда задач благодаря своей адаптивности. Например, мы в Co-Operation начали тестирование с внедрения платформы во внутренние процессы (создание road map проекта, планирование задач, подготовка timeline), а теперь используем и для внешней коммуникации.

Широкий функционал платформы для агентских задач

Вы можете использовать весь функционал для визуализации той или иной задачи: добавлять текст, изображения и документы в привычных форматах (word, pdf, pptx и др.), использовать стикеры и иконки, делать заметки, рисовать и интегрировать ссылки. Мы стараемся не нагружать тексты на досках бесполезными баннерами, оставляя стикеры и смайлики для социальных сетей, но вшить ссылку на файл или добавить заметку для коллеги в процессе проверки статуса — работающий инструмент.

Минусом онлайн-доски является отсутствие расширенной панели для работы с текстом. Шрифт можно адаптировать, меняя цвет, размер и начертание, но до возможностей даже базового текстового редактора платформе далеко. Зато с каждым обновлением в Miro увеличивается число опций для работы со схемами и фигурами: здесь доступны построение сложных блок-схем, диаграмм, таблиц и другие фреймы. На практике это позволило нашей команде создавать на доске Target Media List и календарный план активностей, аналитические диаграммы и медиапланы проектов.

Если шаблоны из стандартной коллекции не подходят, то есть Miroverse — раздел, где собраны наработки других пользователей. Также внутри агентства можно использовать кастомные шаблоны из раздела Shared, адаптированные под фирменный стиль компании. Мы пока еще не тестировали эту функцию для собственных досок, но уже сохранили идеи коллег из раздела.

Возможности в онлайн и офлайн

Важным критерием работы сервиса для нас была доступность использования всеми членами команды Co-Operation вне зависимости от модели устройства и подключения сети. В Miro у вас получится работать через любой браузер, благодаря чему доска всегда будет под рукой. 

При отсутствии интернета можно получить офлайн-доступ к нескольким доскам: они сохраняются в формате изображения или pdf на рабочий стол или на Google Диск. Эта опция полезна для работы с одной из версий проекта без остановки процесса для всей команды: например, в случае защиты проекта перед клиентом мы сохраняем текущую версию, позволяя коллегам работать с доской и вносить изменения в реальном времени.

Еще один бонус, которого нет в похожих приложениях (например, Asana) — история изменений. Программа автоматически сохраняет все действия пользователей, поэтому всегда можно увидеть изменения по проекту или вернуться на шаг назад.

Форматы: для себя и для бизнеса

Тестируя Miro, мы с коллегами уже на второй день столкнулись с нехваткой функций в рамках бесплатного доступа: инструментов недостаточно для работы даже небольшой команды, а число доступных досок ограничено тремя. Поэтому важно учесть, что бесплатная версия подойдет лишь для  первого знакомства с сервисом, и затем для командной работы обязательно придется переходить на формат Team, Business или Enterprise.

Мы выбрали тариф Team: он подходит для бутиковых коммуникационных агентств с максимальным числом пользователей до 20 человек. Этот тарифный план предусматривает неограниченное количество досок и посетителей (тех, кто может посмотреть содержимое доски, не входя в систему). Также появляется возможность делать доски приватными. 

Для более крупных коммуникационных команд мы рекомендуем тариф Business, который отличается расширенными возможностями совместной работы (например, в нем есть построение диаграмм Miro Smart и единый доступ через OKTA, OneLogin, Auth0 и др.). Но опыт использования пространства показывает, что переплачивать за данные функции не всегда целесообразно, поэтому лучше определиться с потребностями на старте.

Общение в процессе работы

Одним из ключевых критериев выбора платформы для Co-Operation было удобство общения внутри рабочего инструмента — это позволяет освободить мессенджеры от лишних рабочих чатов и упрощает коммуникацию. В Miro данная функция реализована в формате чата, где каждый пользователь может писать сообщения и оставлять реакции под своим ником. Нотификация реализована в привычном формате: можно тэгать и упоминать коллег, которым вы адресовали сообщение. К сожалению, уведомление приходит только после перехода на ссылку с Miro, что не всегда способствует быстрой коммуникации.

Еще одна опция для общения — комментарии. Не запутаться в них позволяют различные цвета иконок — их можно перетащить в любую точку на пространстве доски. Для оптимизации мы закрепили определенный цвет за каждым участником команды, сэкономив время на определение адресанта.

Отсутствие границ

Анализируя работу с пространством, мы с коллегами отметили мобильность сервиса: здесь удобнее создавать фреймы и перетаскивать текст, за секунду менять его размер или цвет. Этого функционала нет в приложениях Microsoft или в Google-таблицах, Asana или Notion: там встроенные модели нужно адаптировать под себя, теряя время и эстетичность шаблона. Отсутствие границ позволяет объединять форматы: например, добавить pdf со сметой на доску с road map, и стороннее приложение для этого не нужно.

Рисовать и делать заметки можно прямо на страницах загруженного файла, однако важно учесть один момент: рисунки и текст добавляются поверх документа и при перелистывании переходят на последующие страницы. Поэтому при необходимости создания разных заметок на нескольких страницах лучше вставить их в Miro не файлом, а отдельными скриншотами.

Подведем итоги

Уже через месяц работы команда нашего агентства научилась использовать функционал сервиса практически для всех текущих задач по проекту. На доске Miro мы храним информацию о клиенте, ссылки на ключевые файлы, также может быть создан road map активностей и таблица с контактами партнеров. Запуск нового продукта — экспресс-стратегии для бизнеса — мы тоже готовили с помощью сервиса, используя его для брейнштормов и календарного планирования, но коммуникацию с коллегами все же рекомендуем вести в мессенджерах. 

В результате тестирования платформы мы подготовили несколько практических советов от Co-Operation для тех, кто только начинает знакомиться с этим сервисом:

1. Создавайте доску для отдельного проекта или направления (PR, INFLUENCE, SMM), а не под каждую задачу, чтобы сэкономить бюджет и избежать путаницы.
2. Заранее фиксируйте условия работы на доске. Например, можно разместить небольшую инструкцию в заметках для всех участников.
3. Стремитесь к простоте и планируйте структуру размещения материалов заранее, чтобы избежать хаоса (контекстного поиска по ключевым словам в Miro пока нет).