Пресс-тур: тонкости организации и дельные советы

Пресс-тур — универсальный инструмент для выстраивания продуктивных и прочных отношений с журналистами, особенно если речь идет о презентации нового продукта или бренда. Таким образом появляется возможность, во-первых, поговорить с журналистами лично, вживую. Во-вторых, пообщаться с ними в неформальной обстановке. Зачастую именно последнее влияет на отношения сильнее.

Зачем нужен пресс-тур?

Как уже сказано выше, неформальная обстановка лучше способствует созданию диалога с журналистами. А в нашу эпоху цифрового обмена информацией нет ничего важнее долгосрочных и настоящих человеческих отношений. Дружба между пиарщиками и журналистами существует, когда в нее вкладывают достаточно времени и сил. И только в таких отношениях заказчику будет обеспечен постоянный поток качественных публикаций.

Программа

Особенность организации всегда зависит от отдаленности точки назначения и, конечно, задачи. Но обычно подготовка к пресс-туру — это:

1. Формулировка задачи с заказчиком и инфоповода для журналистов.
2. Определение места. Уточняем все детали выбранной локации. Здесь pr-менеджер на время превращается в event-менеджера. Чем дальше точка назначения, тем сложнее. Например, когда мы делали пресс-тур и блог-тур в Катар, мы изучали историю, нормы и традиции этой страны. Так, вместе с пресс-релизом мы направляли памятку о каждом «можно» и «нельзя» арабского государства.
3. Маршрут. Он не должен быть неоправданно длинным, иначе все будут утомлены. И вы как организатор в первую очередь.
4. Программа. В случае выезда в другой город или страну рассчитываем минимум на три дня. Во время планирования важно учитывать общеделовую повестку и досуг вне. И не забывать, что журналистам нужно время на написание материала или монтаж, и, конечно, на отдых.
5. Атмосфера. Заранее продумываем то, как сделать поездку для журналистов не только информативной, но и действительно незабываемой. В хорошем смысле этого слова.
6. План «Б». Жизнь непредсказуема. В программе всегда должны быть варианты, на случай внезапного закрытия какого-либо объекта.

«Хотелки»

Важно учитывать вкусы изданий — lifstyle, fashion, авто, спорт, деловые. Каждый из них привык к разному формату работы. Но для каждого важно создать ощущение эксклюзивности и привилегированного статуса. Важно не просто «свозить их на экскурсию», но дать по-настоящему новую информацию.

Идеально, когда руководитель проекта или бренда, с которым вы знакомите журналистов, активно участвует в пресс-туре. Глава компании — всегда лакомый кусочек для журналистов, и если он идёт на контакт, это огромный плюс. Результатом такого поведения одного из первых лиц компании наверняка станет тот факт, что презентация проекта войдет в топ самых обсуждаемых событий недели.

Еще о времени

Это мечта, когда на организацию пресс-тура есть как минимум месяц. Но чаще случается так, что «некогда объяснять, нужен пресс-тур!» Например, в Катар мы собрали 20 журналистов за 1,5 недели. И здесь нам повезло, потому что редакции охотно отправляют журналистов в зарубежные командировки. А в преддверии Чемпионата мира по футболу пресс-тур в принимающее следующий мундиаль государство был принят с большим энтузиазмом.

5 советов:

1. Учитывайте риски и человеческий фактор. Кто-то может потеряться, заблудиться, опоздать, проспать. Все должно быть под контролем, а вы — всегда на связи.
2. Чем больше эмоцией, тем качественней материал. Кроме магнитика, из пресс-тура нужно привезти как можно больше положительных и ярких эмоций. И эмоции должны быть в связке с продуктом или клиентом.
3. Для успеха пункта №2 пресс-тур должен быть еще и информативным. Ведь и клиенту, и редактору нужны качественные материалы, а не только сотни ярких снимков. Хотя и без этого никуда.
4. Нельзя в один пресс-тур вести блогеров и журналистов. У них разная динамика потребления информации и разные процессы подготовки продукта. Журналисты более деловые, для блогеров это фановая история.
5. С блогерами заключайте договор. Основная причина потенциальных проблем в работе с блогерами — отсутствие четкого «технического задания». Сегодня блогер говорит вам «да», а завтра улетел на неделю, и никаким гонораром его не вернешь.
   Поэтому жизненно необходимо письменно закрепить такие аспекты работы блогера, как:
   — визуальная составляющая поста, формат текста и упоминаний бренда;
   — сроки согласования черновика и публикации поста, день и время публикации;
   — дни личных встреч;
   — условия и сроки вознаграждения.

Придерживайтесь этих пяти советов, учитывайте тонкости организации, и все стороны останутся довольны прошедшим пресс-туром.