5 шагов к организации успешного мероприятия

Многие рассматривают мероприятия не только как возможность получить новых клиентов и повысить лояльность текущих, но и как продуктивный канал решения PR-задач: продвижения компании на рынке, повышения ее узнаваемости, позиционирования руководства в качестве экспертов.

Один из наиболее коротких путей для реализации таких задач — приглашение прессы на мероприятия. Есть несколько моментов, которые нужно учитывать, чтобы вызвать у журналистов интерес к вашему событию. Но немаловажно привлечь внимание и потенциальных участников мероприятия.

1. Четко сформулируйте цель мероприятия

Если вам кажется, что это неважно — ошибаетесь. Правильно сформулированная цель позволит четко обозначить целевую аудиторию, продумать запоминающиеся месседжи и обеспечить внимание потенциальных участников и прессы. Причем, эта цель должна быть максимально конкретной.

Например, обсуждение новых форматов взаимодействия для бизнес-аудитории в качестве цели не совсем пригодно, потому что для людей, оперирующих цифрами и фактами, это звучит, как сферический конь в вакууме — абсолютно бесполезно и непонятно, зачем тратить свое время.

2. Определите целевую аудиторию

Четкое понимание тех, кому ваше мероприятие может быть интересно и полезно, позволит определить наиболее эффективные каналы, по которым к ним можно будет «достучаться» — пресса, соцсети, мессенджеры, email-рассылки.

Вполне вероятно, что для достижения ваших целей не понадобятся топовые СМИ, а можно ограничиться отраслевыми изданиями. Кстати, среди участников могут быть специалисты, которые интересны прессе. Предложите их комментарии для публикации журналистам.  

3. Сформируйте интересную программу

Грамотно сформированная программа — та отправная точка, с которой начинается диалог с прессой. Поэтому она должна содержать:

• информацию, которая до этого нигде не публиковалась. Идеально, если это будут результаты исследования рынка, тренды развития и т.д.;
• спикеров, которые интересны журналистам своей экспертностью;
• по-настоящему важные для отрасли вопросы;
• разные форматы общения: круглые столы, сессии, мастер-классы.

И еще несколько комментариев, касающихся формирования программы. Если в мероприятии участвуют партнерские компании, из их активностей не должны откровенно торчать «рекламные уши».

Вызывает недоверие, если известный специалист в сфере девелопмента заявлен в качестве эксперта на сессии, посвященной трендам всемирного онлайн-бизнеса. Вполне возможно, что человек интересуется проблемами онлайн-бизнеса, но если он не занимается им, его мнение вряд ли может быть интересно.

Продумывая названия активностей, акцентируйте внимание на конкретизации даже очень общих проблем. Люди не хотят слышать разговоры ни о чем, нужны конкретные кейсы, предложения, опыт. Отслеживайте, чтобы было поменьше пафоса. Должность «всемирный спикер» (я не придумала, увидела на сайте мероприятия) звучит смешно и глупо.

4. Предложите информационное партнерство

Формат информационного партнерства уже устоявшийся и при правильном использовании достаточно эффективный. Каких ошибок нужно избегать?

Составляя предложение для СМИ, старайтесь реально смотреть на свои возможности: нельзя получить от издания целый мешок «плюшек» в обмен на размещение его логотипа на сайте мероприятия. Ваши желания должны быть адекватны вашим возможностям.

Не нужно предлагать топовым деловым изданиям пост-релиз о мероприятии. Они подобного не публикуют в принципе, разве что за деньги, но это уже другая история. Все, что нужно от вас журналистам таких СМИ — эксклюзив: цифры, факты, тренды развития рынка, впервые озвученные признанными экспертами, либо интервью с людьми, к которым они в другое время не могут получить доступ.

Решение «бомбить» весь пул компании информацией об информационном партнерстве также вряд ли даст нужный результат. Как показывает опыт, точечная работа с конкретными СМИ всегда продуктивнее. Вплоть до того, что можно адаптировать свое предложение по инфопартнерству под потребности и возможности конкретного журнала или портала.

Постарайтесь обеспечить для сотрудников издания максимально комфортные условия, если они пришли на ваше мероприятия. Они обязательно запомнят, что вы хорошо организовали интервью или комментарии от интересного спикера, оперативно предоставили фото, не мешали им работать постоянными вопросами. Такая память дорогого стоит.

И еще маленький нюанс: после мероприятия найдите время и поблагодарите сотрудника издания, который предоставлял вам необходимые логотипы, информацию, возможно, работал на площадке. Привычка оставлять приятные воспоминания после сотрудничества — одна из главных для пиарщика.

5. Придумайте «фишку»

Люди могут забыть, кто и что говорил на вашем мероприятии. Но они обязательно будут помнить то, что их удивило, поразило, позабавило.

Организовать что-то запоминающееся — одна из составляющих успеха. Это может быть арендованный робот с вашими корпоративными атрибутами, который будет разносить напитки, учить танцевать или споет вместе с участниками гимн Москвы. Или VR-технологии, которые позволят окунуться в прошлое или заглянуть в будущее.

Сегодня представители бизнеса хотят не только узнать что-то полезное, но и получить приятные эмоции. Дайте им эту возможность.

Разумеется, у каждого специалиста по PR есть свои наработки, которые позволяют минимизировать различные риски и обеспечить качественное проведение мероприятий. Но жизнь не стоит на месте. Новые технологии обеспечивают более эффективные коммуникации. Вместе с тем отвергать проверенные временем возможности как минимум недальновидно.

Если говорить о том, что может обеспечить успех при организации и проведении мероприятий, я бы назвала микс из уже апробированных и хорошо себя зарекомендовавших инструментов и новых технологических возможностей.