Куда уходит время: что мешает PR-специалисту работать

тайминг дня пиарщикаПочему один PR-менеджер успевает все и даже больше, а другой вечно погибает под грудой дел? Мы попросили пиарщиков поделиться таймингом дня, удивились и вместе с ними разобрались, кто и что сжирает рабочее время в нашей отрасли.

 

Расход рабочего времени некоторых коллег просто шокировал. Так, в известном агентстве руководитель PR-департамента в неделю тратит:

  • 7 часов на совещания внутри компании;
  • 6 часов на переписки и телефонные разговоры с клиентами;
  • 10 часов на постановку задач сотрудникам и контроль;
  • 5 часов на стороннее общение с коллегами;
  • 3 часа на заполнение внутренних отчетов в MS Project и Outlook.

Итого 31 час! В оставшиеся 9 надо успеть заняться основными задачами: встречами, подготовкой предложений новым клиентам, разработкой коммуникационных стратегий, подбором новых сотрудников и обучением ассистентов. Очевидно, что это невозможно, и люди в агентстве перерабатывают. Руководство пытается с этим бороться, проводя новые и новые совещания и планерки.

Редакция PRexplore решила разобраться в проблеме. Мы выявили главные пожиратели времени, поделили их на категории и разработали инструкции по уничтожению. Вперед к свободным трудочасам!

Что мешает: внутри собственного департамента

1. Текучка и техническая работа — обзвоны, рассылки материалов и прoчее

Выход: расширение штата, подбор ассистентов и автоматизация процессов при помощи IT-инструментов.

Рутинная работа может отнимать до 80 % времени PR-специалиста. Поэтому начать стоит со стратегии и четкого понимания KPI, ROI, Share of Voice. Пока нет четких задач и критериев эффективности, время уходит в никуда. Определяем поле деятельности и затем разбираемся, что не так. Например, на простые задачи можно найти людей вообще без опыта. Но проблема в том, что кадры нужно учить, а на это тратится время и есть вероятность получить раздутый штат.

В качестве альтернативы «рабочим рукам» можно задуматься о передачи части функционала компьютеру. Так, сервисы типа MailChimp, SendGrid и UniSender позволяют автоматизировать процесс рассылок, отслеживать состояние писем вплоть до попадания в спам и использования битых адресов, а также планировать мероприятия. Ускорят работу и специальные сервисы для коммуникации между журналистами и ньюсмейкерами, такие как Pressfeed и Deadline.Media.

Частично систематизировать рутину помогают CRM-системы. Хороши как самописные варианты, так и уже готовые программы для пиарщиков PR.co, PressKing, Prezly, Mynewsdesk и более популярные среди маркетологов «Битрикс24» и AmoCRM. Для персональных задач или для работы в небольших командах сойдет и привычный Outlook.

Какими инструментами пользуются коллеги?

Дмитрий Гусев

Дмитрий Гусев,

директор по связям с общественностью:

«Outlook для меня обязательный инструмент. Очень удобная и функциональная система. Тут и почта, и встречи, и архив переговоров с журналистами. Все по папочкам разложено, фильтры настроены. Самое важное (например, базу СМИ) дублирую в облако».

Мила Зарецкая

Мила Зарецкая,

генеральный директор агентства бизнес-коммуникаций Zetta Priori:

«Для экономии времени мы используем сервис для автоматизации бизнеса „Битрикс24“. Он удобен комплексностью: в одной программе ставить задачи и отслеживать их выполнение, общаться с коллегами, даже работающими на удаленке, всем вместе работать над текстами. Там же можно хранить документы (у каждого настроен свой диск), по встроенной CRM отслеживать дедлайны и общение с клиентами и журналистами. Причем все инструменты доступны на мобильных телефонах и планшетах. Удобно и совсем несложно в освоении и использовании».

Елена Лысякова,

директор по маркетингу и PR в Heads and Hands:

«Для рассылок очень помогает MailChimp. Если подготовить все тексты заранее, то можно проставить рассылки хоть на месяц вперед по разным базам подписчиков. И потом не тратить на это время, а заниматься только анализом результатов и планированием.

Мне также очень сильно помогает Amplifr. Это сервис отложенных публикаций в социальные сети, в котором можно выстраивать целые контент-компании и легко наблюдать аналитику по каждой публикации. Там все просто и не требует длительного обучения. Сюда же можно отнести сервис Canva, в нем можно быстро создать красивую презентацию или картинку для поста без привлечения дизайнера».

2. Подготовка отчетов

Выход: продуманная схема действий, передача мониторинга СМИ на аутсорс.

В целом отчет — дело полезное, так как позволяет PR-специалисту «оцифровать» проделанную работу, а порой даже гордиться ей. Но существуют и странные формы отчетности, которые делают работу бессмысленной и беспощадной.

Алексей Гриценко

Алексей Гриценко,

руководитель «Мастерской пресс-релизов»:

«Самая „жесткая“ форма отчета, с которой мне приходилось сталкиваться в одной из госструктур, — это сохранение каждой публикации о компании в специальный раздел сайта „СМИ о нас“. Причем не по принципу: скопировал публикацию целиком, залил и пошел к следующей, а в соответствии с формами релизоприемников — заголовок, лид, текст, ссылка, название издания, его сайт, рубрики, картинка публикации (для печатных СМИ) или сюжет (для ТВ). Принимающему отчет, возможно, так работать удобно. Оформлять по 5–10 публикаций в месяц тоже несложно, но когда речь идет о нескольких сотнях — это убивает всяческое желание наращивать количество упоминаний».

Оказавшись в подобной ситуации, стоит начать бить тревогу или искать ресурсы на стороне.

Дмитрий Гусев

Дмитрий Гусев,

директор по связям с общественностью:

«Мы, например, используем агентство для мониторинга медиаполя. Они делают все по нашим заданиям и присылают готовый продукт. Свое время не тратим вообще, и в итоге получается даже дешевле, чем покупать доступ к какой-то системе и делать все самим».

Если «скинуть» отчетность не получается, специалисты советуют стараться выделить специальный день для отчета, а лучше сделать его ночью или вне офиса, в полной тишине, ни на что не отвлекаясь.

В некоторых компаниях (как правило, в агентствах) развиты форматы личной отчетности. Хорошо, если внедрен сервис типа «Битрикс24», где все происходит автоматически или начальство удовлетворяют еженедельные/ежемесячные выгрузки из рабочего календаря. Но порой руководство хочет видеть личностный подход и аналитику, и тогда кажется, что ты только и занят тем, что фиксируешь тайминг. Однако при правильном использовании ресурсов даже из подобной необходимости можно извлечь пользу.

Елена Лысякова,

директор по маркетингу и PR в Heads and Hands:

«У нас есть простая система отчетности, когда в конце каждого дня ты кратко пишешь, что сделал. Сначала эта рутина кажется ненужной, но в итоге осознаешь: читая эти отчеты, другие члены команды понимают, что находится в работе, а что уже сделано. В итоге, когда ты в конце месяца выкладываешь отчет с показателями и полной аналитикой, уже не нужно объяснять каждый пункт и каждую кампанию — все в курсе, к чему каждая цифра, и это очень экономит время».

3. Чрезмерное общение с коллегами

Выход: строгий тайм-менеджемент, умение говорить «нет», чувство юмора.

Коллеги постоянно хотят получить помощь, рассказать о плохом клиенте, о муже/жене/машине/ребенке. А еще в офисе постоянно то день рождения, то Новый год, то День пиарщика. Отчасти с этим придется смириться и резервировать время на экстренные события. Здесь поможет навык тайм-менеджмента.

Анна Осипова,

менеджер по связям с общественностью ресторан&бар «Луч»:

«Хорошо работает „правило трех“ Джереми Андерберга. Концепция проста, но стимулирует правильно расставлять приоритеты на работе и отвечать коллегам лаконичное „нет“ без гнетущего взгляда совести. Суть в том, что каждый день вы должны решать три первостепенные задачи, и только потом приступать к остальным делам. Так вы уделяете внимание задачам осознанно, не отвлекаясь на происходящее вокруг. Автоматически отпадают маловажные дела, попавшие в поле зрения благодаря коллегам. Бонус — вы не перегружаете руководителя потоком информации».

Можно попробовать и нетривиальные методы: намекнуть, что сейчас к вам лучше не подходить, — PR-специалисты народ дружелюбный и воспримут их на ура.

Мила Зарецкая

Мила Зарецкая,

генеральный директор агентства бизнес-коммуникаций Zetta Priori:

«Меня всегда спасал универсальный офисный мессенджер — это набор небольших веселых табличек с подставкой, которые можно менять в зависимости от ситуации. Когда было не до общения, я ставила табличку „Тихо! Человек думает“, „Лучше не начинайте“ или „Только вас тут не хватало“. Всем желающим меня отвлечь я молча показывала на табличку, и, поскольку рисунки были прикольными, коллеги не обижались».

4. Слишком много менеджмента: совещания и мозговые штурмы

Выход: строгое ограничение по времени, заблаговременная подготовка, разделение коллег на группы по задачам.

совещание мешает работать
Боль от совещаний ничто не опишет лучше, чем картинка с известного ресурса Habrahabr.

Дмитрий Комков,

управляющий партнер Promotion Realty:

«В одной компании за опоздание на совещание ввели штраф — одна минута равна тысяче рублей. Мера оказалась крайне действенной, собрания всегда начинались вовремя. Но была другая проблема — совещание проходило каждый вторник и начиналось в 14:00, а заканчивалось в 18:00, иногда гораздо позже, и в нем принимало участие от 12 до 20 человек. Многие участники занимались задачами, не связанными между собой, и вместо того, чтобы проверить исполнение, раздать новые дела и отпустить ответственного сотрудника, менеджер проекта „мариновал“ всех от начала и до конца ради того, чтобы все были в едином контексте. Сомневаюсь, что такой подход оправдан».

Если присмотреться внимательнее к таким пожирателям времени, становится заметно, что они не приближают компанию к цели и результату, а лишь демотивируют сотрудников. Лояльному руководителю можно аккуратно указать на слабые места, замаскировав пожелания под заботу об общем деле. Подготовьтесь к этому разговору: найдите решения, которые действительно увеличат продуктивность отдела, красиво их презентуйте, и, возможно, получится избавиться от лишних обсуждений. А заодно — продвинуться по карьерной лестнице. Адекватный руководитель выслушает, а если нет, увы, выходов немного — смириться, поменять компанию или позвать консультанта со стороны.

NB! На заметку руководителю

Мария Хвостикова

Мария Хвостикова,

руководитель департамента по связям с общественностью выставочной компании:

«Любая уважающая себя компания должна иметь консультантов, которые бы помогали выстроить бизнес-процессы, проводили тренинги для персонала. Сначала кажется, что все эти тривиальные советы коучеров не способны ничего изменить, если за долгие годы выработан определенный метод управления. Но это не так. Как минимум все сотрудники должны понимать общую философию и идею компании, быть достаточно мотивированы и нацелены на конкретный результат и развитие. Тогда планерки и другие тайм-киллеры уйдут в сторону».

5. Решение непрофильных задач: распечатка визиток, доставка подарков и прочее

Выход: должностные инструкции.

Бич крупных компаний — непонимание функций PR-отдела или пиарщиков, взятых на аутсорс. Многие искренне уверены, что деятельность по связям с общественностью не напряженна и не отнимает много времени, поэтому вполне можно попросить PR-менеджеров напечатать письмо, связаться по срокам поставок, забронировать авиабилет или гостиницу, купить корпоративные подарки.

Екатерина Емельянова

Екатерина Емельянова,

генеральный директор PR-агентства «Медиатор»:

«Я работала в PR-отделе крупной компании, и самой большой болью было обилие непрофильных задач. PR-отдел напрямую работал с руководителями подразделений, от них постоянно нужны были новости, ответы на запросы журналистов и согласие участвовать в мероприятиях. Чтобы сохранять хорошие взаимоотношения и получать от коллег нужную информацию, приходилось брать на себя дополнительные задачи из смежных областей. В какой-то момент я поняла, что загрузка моих сотрудников зашкаливает. Тогда мы заручились поддержкой президента компании и разработали систему внутренней продажи услуг PR-отдела коммерческим подразделениям. Деньги на пакет услуг пиарщиков стали выплачиваться из бюджета подразделений. Не могу сказать, что внедрение этой системы прошло легко и без конфликтов, но в итоге она была признана эффективной и до сих пор служит основой взаимоотношений обслуживающих и зарабатывающих отделов компании».

Тайм-киллеры вне отдела и при работе с клиентами

1. Долгие согласования

Выход: сужение круга коммуникаций, установка дедлайнов, агентствам — внесение сроков согласований в договор, демонстрация важности своевременных согласований на примерах.

Согласования — процесс долгий и непредсказуемый. Или очень долгий и очень непредсказуемый. Каждый пиарщик может с ходу припомнить печальную историю, когда спикер ответил на октябрьское письмо в феврале или превратил страничный релиз в трехлистовую статью. Бывает, что российское подразделение зарубежной компании согласовывает каждый шаг со штаб-квартирой за рубежом, и это делает почти невозможной оперативную работу с деловыми СМИ. Но с опытом всегда приходит понимание, как подстраховаться. Вот несколько советов экспертов, которые помогут свести затраты времени на согласования к минимуму.

Алексей Гриценко

Алексей Гриценко,

руководитель «Мастерской пресс-релизов»:

«Я решаю проблему изначально, при заключении контракта. И проговариваю с каждой согласующей персоной, что сообщения, которые терпят, можно согласовывать когда удобно. А по срочным материалам придется бросать все и корректировать или сразу ставить визу. Также на берегу проговаривается, что пресс-релиз не обязан быть красивым и хвалебным, и для каждого типа СМИ он имеет свои товарные качества и ключевые характеристики. Директор или топ не обязан знать все тонкости PR, поэтому есть специалист. Так что вопрос правки стилистики или бесконечных дополнений в оперативных пресс-релизах обрубается изначально».

Наталья Горбатюк

Наталья Горбатюк,

PR-менеджер:

«Иногда полезно просто сбросить балласт. У меня был опыт фриланса на инженерную компанию, которая впервые захотела себе PR, как непонятный, но невероятно нужный компонент продвижения. Тексты в социальные сети, статьи и пресс-релизы согласовывались по два месяца из-за того, что их просматривали четыре сотрудника компании и два человека из агентства подрядчика. После такой проверки один из классических релизов на страницу превратился в три листа рекламного текста без цифр, комментариев и справки о компании. Вернулся он ко мне с пометкой „Вот так надо работать“. Я поняла, что лучше не тратить время и нервы, а на будущее сделала вывод, что человек, контролирующий работу пиарщика, должен быть один».

Елена Лысякова

Елена Лысякова,

директор по маркетингу и PR Heads and Hands:

«Если нужно срочно запустить какую-то активность, а вам ее не согласовывают, пишите письмо с цифрами, которые покажут, что вы получите на выходе или чего не получите, если опоздаете. Часто помогает банальное упорство — можно каждый день в дружелюбной и вежливой манере напоминать о себе, иногда даже по несколько раз».

2. Поиск информации для подготовки комментариев за спикеров

Выход: приучать людей к обсуждениям по телефону, договариваться об интервью.

Бывает, что PR-специалист тратит часы на сбор информации там, где хватило бы 10 минут конкретной беседы. Это происходит, когда сотрудники компании, на которых косвенно ложится работа по созданию комментария, статьи или новости, сами в выходе материала не заинтересованы. Необходимость потратить время на предоставление информации воспринимается как попытка ограбления. Также часто люди боятся сболтнуть лишнее, поэтому выдают данные дозированно и в искаженном виде. В итоге специалисту приходится тратить много времени на перепроверку полученной информации.

Ирина Побокина

Ирина Побокина,

редактор PR-агентства «Идеи&Решения»:

«Я выработала схему общения с „трудными“ спикерами. Первым в дело идет письмо с описанием задачи, конкретными вопросами и — самое важное — дедлайнами и клятвами, что текст будет прислан на согласование и без финального одобрения ничего нигде публиковаться не будет. На грамотное обращение отвечают 30–40 % специалистов. Следующая стадия — личный звонок и вопрос о прочтении письма. Иногда это выстреливает, и спикер дает интервью здесь и сейчас или присылает фактуру для подготовки ответа за него. Но чаще разговор заканчивается обещанием все прочитать и дать обратную связь, после которого наступает тишина. Надо звонить еще раз и, наконец, договариваться на интервью. Любую беседу я начинаю с обещания согласовать материал. Даже если я об этом уже писала. Как правило, после этого спикер немного расслабляется, и от него можно получить нужные данные».

3. Деловая переписка, коммуникация через мессенджеры и социальные сети

Выход: звонить.

Сейчас многие так увлечены переписками в WhatsАpp и Viber, что обсуждают там даже рабочие вопросы. С одной стороны, это удобно, с другой такое общение затягивает и часто сжирает много времени.

Анна Кириченко

Анна Кириченко,

партнер коммуникационного агентства Redline PR:

«Часто страдающие графоманией менеджеры и клиенты просто впустую тратят время на переписку, хотя решить вопрос по телефону было бы в несколько раз быстрее и проще. Я считаю, что в деловых коммуникациях нужно исключить или хотя бы минимизировать мессенджеры и социальные сети. Лучше больше звонить, а потом резюмировать договоренности по почте».

В работе PR-специалиста есть и временные затраты, с которыми придется смириться. Это коммуникации с журналистами, управление задачами, подготовка предложений и заключение договоров. Тут тоже есть что автоматизировать. Готовьте шаблоны для повторяющихся задач, используйте CRM-системы и планировщики, и времени станет больше.

Подведем итог

Чтобы избавиться от лишних временных затрат, нужны:

  • тайм-менеджмент;
  • IT-инструменты;
  • четкие правила, шаблоны и схемы работы;
  • прописанные и принятые сотрудником и его руководителем зоны ответственности;
  • прозрачные и понятные системы KPI;
  • отточенные схемы коммуникаций со спикерами и/или клиентами.

Источник главного изображения — Shutterstock.

Комментарии 0