Как отказаться от Excel и автоматизировать свои рассылки

В современных условиях для работы с медиаконтактами лучше подходит специализированная CRM-система для PR, адаптированная под взаимодействие со СМИ. Но пойдем по порядку. Сначала разберемся, почему же Excel больше не справляется. Раньше же работали, и нормально было. Что изменилось?

Три причины отказаться от Excel

1. Рутинная работа с таблицей требует слишком много времени

Еще в университете нас учат собирать максимум информации о журналисте, с которым мы работаем. Из какого он издания, на какие темы пишет, любит ли посещать пресс-конференции, пишет ли по их итогам материалы и так далее. Все это заносится в эксельку. Классика – указать день рождения журналиста.

В итоге мы получаем таблицу в десятки колонок и сотни, а порой и тысячи строк с контактами. На работу с таким большим объемом данных, систематизацию и упорядочивание всей информации менеджеры по работе со СМИ вынуждены тратить львиную долю своего времени. Обязанностей у современного пиарщика хоть отбавляй, и работа с Excel лишь все усложняет. Практика такова, что когда контактов становится слишком много, следить за актуальностью таблицы часто просто перестают, и база контактов превращается в базу «мертвых душ».

2. Excel не отвечает специфике работы пиарщика

Excel-документы неудобны для коллективной работы. Особенно очевидна эта проблема для PR-агентств. Сложно поддерживать актуальность базы контактов, когда неясно, кто и когда в последний раз изменял данные.

Также офлайн-таблицу в Excel нельзя интегрировать с другими программами и интернет-сервисами. Если что-то изменить в одном месте, в другом автоматически ничего не обновится.

Отбирать контакты для той же рассылки приходится вручную, так как данные в Excel обычно не типизированы и плохо структурированы. Если схожие данные у нескольких контактов записаны в разных форматах, то поиск по фильтру уже может вызвать сложности.

Часть проблем, связанных с коллективным использованием таблиц, решают более продвинутые реинкарнации Excel-файлов – Google Таблицы и сервисы вроде Airtable. Но хаоса в работе с большим объемом данных избежать все равно сложно.

3. Невозможно охватить большое число журналистов

Количество СМИ в России с каждым годом увеличивается, и счет в реестре Роскомнадзора идет уже на сотни тысяч. Понятно, что реально работающих СМИ значительно меньше. Но стоит помнить и о новых медиа, которые нередко работают без официальной регистрации, и об огромном количестве блогеров, с которыми PR-менеджеры активно сотрудничают. В любом случае, речь о десятках тысяч потенциальных контактов. Эффективно работать с таким объемом данных традиционными техническими средствами невозможно.

Среди PR-служб хорошей считается база на две-три тысячи журналистов. Но можно иметь базу и в десять тысяч контактов. И это будет правильно, так как практически в каждом СМИ (за исключением узкоотраслевых) найдутся журналисты, специализирующиеся на той или иной теме. И они действительно нуждаются в вашей информации. Но вы не знаете, кому конкретно будет интересна ваша история, и Excel, к сожалению, ответить на этот вопрос не поможет. Так же, как и не поможет автоматизировать процесс рассылки. Тут и приходит время специализированных CRM для PR.

Три причины начать пользоваться CRM для PR

1. Адаптация под задачи пиарщика

CRM для PR изначально заточены под работу с большим количеством контактов. При этом можно проследить историю отношений с конкретным журналистом и видеть всю необходимую информацию о нем. В такой системе удобно фильтровать контакты и делать выборки по разным признакам.

В отличие от Excel-файлов, CRM для PR можно интегрировать с внешними сервисами, в том числе и с открытыми базами СМИ.

2. Можно делать рассылки и получать автоматический отчет

CRM со встроенной системой email-рассылок в разы облегчает работу пиарщика. Нет ограничений по количеству отправляемых писем и их получателей (в отличие от обычных почтовых сервисов). Каждая рассылка сопровождается отчетом со статистикой: можно отследить, кто прочитал письмо, кто перешел по ссылкам и так далее.

Также не стоит забывать о рисках попадания в спам писем, массово рассылаемых вручную. CRM позволяет этого избежать, так как такие системы обычно соответствуют всем принятым антиспам правилам.

3. Возможность вести таргетированные коммуникации

Есть такое понятие – таргетинг. В контексте взаимодействия со СМИ под таргетированными коммуникациями подразумевается отправка конкретной информации только тем журналистам, которым она действительно нужна. Вести такие коммуникации через CRM для PR очень просто. Можно сегментировать контакты по формату издания, тематике, географическому расположению и другим признакам. В привычной таблице Excel такого не сделаешь.

Вывод 

Когда современные технологии дают возможность совершенствовать нашу работу, этим надо пользоваться. Специализированная CRM для PR, в отличие от традиционного Excel, избавляет пиарщика от рутины и расширяет возможности для работы. Можно сосредоточиться непосредственно на отношениях с журналистами и увеличении пула, а заполнение таблиц оставить в прошлом.