Цифровая PR-служба. Как IT-сервисы помогают управлять PR-процессами?

Партнерский материал

Решения по корректировке PR-стратегии во многом зависят от той информации, которая стекается к PR-руководителю от членов его команды. Значит, информация эта должна быть полной и объективной. Но как происходит на самом деле?

В обязанности современного пиарщика входит большое количество задач: написать и разослать пресс-релиз, договориться с журналистом о статье, дать комментарий СМИ, мониторить упоминания компании в соцсетях и оперативно реагировать на негатив, и т.д. – всю эту проделанную работу потом нужно отразить в отчете для руководства. Бывает, тут что-то забыли, там округлили, здесь обобщили. В итоге руководитель PR-службы получает «гладкую» картину, а отдельные важные «шероховатости», за которые можно было бы зацепиться, детали, важные для корректировки PR-стратегии, упускаются из виду.

Эффективный менеджмент нуждается в более точных и оперативных способах получения информации о результатах работы сотрудников.

Допустим, есть KPI – получить 10 публикаций в СМИ по итогам рассылки пресс-релиза. Он достигнут. Отлично. Это будет отражено в отчете. Но там не будет информации о том, сколько журналистов не то что не отреагировали на письмо, а даже не открыли его. А если таких было 200 из 300 получателей? Это уже повод задуматься о причинах таких показателей, проанализировать базу контактов. Но до руководителя PR-службы эта важная информация может так и не дойти.

В современных реалиях эффективный менеджмент нуждается в более точных и оперативных способах получения информации о результатах работы сотрудников. И тут на помощь приходят технологии, IT-сервисы.

Сегодня существует огромное количество онлайн-решений как для больших пресс-служб, так и для PR-менеджеров, работающих в одиночку. С помощью одних можно отслеживать число вышедших публикаций в СМИ, мониторить упоминания в соцсетях. Другие позволяют оперативно реагировать на запросы журналистов или выстроить онлайн пресс-центр, чтобы дать СМИ доступ к информации 24/7. Широкой популярностью также пользуются сервисы рассылок и сервисы, помогающие эффективно организовать работу PR-команды.

Все эти инструменты призваны автоматизировать рабочие задачи современного пиарщика, «оцифровать» работу PR-службы.

Цель интернет-сервисов – превратить сложную работу в простую.

За последний год мне удалось пообщаться с немалым количеством PR-директоров и руководителей пресс-служб. Почти каждый говорит о сложностях управления процессами в PR. Но только единицы активно внедряют в свою работу вышеописанные IT-решения.

Возможно, нет еще среди PR-руководителей четкого понимания того, какой эффект интернет-сервисы могут реально оказывать на работу PR-команды. Многие по умолчанию воспринимают IT-сервисы как что-то сложное. Что, конечно, является ошибочным суждением. Цель интернет-сервисов прямо противоположная – превратить сложную работу в простую.

Возьмем, например, недавно вышедший на рынок сервис PREX CRM. Это специализированная CRM-система для пиарщиков, которая позволяет организовать работу со СМИ, с базой контактов и делать рассылки по журналистам.

Чем такой инструмент может быть полезен PR-руководителю?

1. Ведение базы контактов и работа с ними в облачных сервисах с корпоративным доступом позволяет превратить всю информацию об отношениях с журналистами и СМИ в важный актив компании. Он не исчезнет с уходом сотрудников, которые отвечают за эти процессы. Накопленные данные всегда будут доступны компании. То есть ранее выстроенные отношения со СМИ можно продолжать с того места, где они остановились. И не важно, какой сотрудник занимается этим в данный момент.
2. Чтобы узнать, как продвигается текущая работа, не нужно вылавливать сотрудников и просить их отчитаться. Вся статистика по рассылкам доступна онлайн: какое письмо отправили, скольким журналистам, кто из них отреагировал на пресс-релиз, кто не открыл/проигнорировал письмо, а кто вовсе отписался от рассылки. Можно отследить процесс наработки новых контактов: сколько журналистов прибавилось в базе, насколько они активны по отношению к компании.
3. Заложенные в PREX CRM алгоритмы работы со СМИ позволяют сократить затраты на работу с журналистами. Механизмы таргетированных коммуникаций, учитывающие интересы отдельных журналистов, повышают шанс на получение бесплатных публикаций в СМИ. Бездумная рассылка по тысячной базе уже давно не работает, в то время как релевантные, таргетированные рассылки могут существенно повысить охват ваших инфоповодов.

Если компания использует возможности IT по максимуму, продуктивность PR-команды растет в разы. Главным образом повышается качество выполнения поставленных задач.

Внедрение технологий в работу PR-службы упрощает те или иные процессы: где-то можно избавиться от рутины, от бумажной работы, освободив ресурсы сотрудников под более важные дела. И тут вопрос не столько в экономии времени, сколько в перераспределении энергии команды в пользу более значимых задач.

В итоге для всех участников процесса работа становится комфортнее, а руководитель получает больше информации для корректировки PR-стратегии, выявления узких мест и точек роста эффективности.